DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) remplace depuis 2013 la plupart des déclarations sociales à la charge des employeurs.
La DSN remplace l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles et diverses formalités administratives adressées par les employeurs.
Il s’agit d'un fichier mensuel produit à partir de la paie, destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernés.
La DSN repose sur la transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et sur des signalements d’événements.
Elle est destinée à une grande diversité d’acteurs : CPAM, Urssaf, MSA, AGIRC ARRCO, Organismes complémentaires, Pôle emploi, Centre des impôts, Caisses régimes spéciaux, etc..
A compter du 1er janvier 2020, les entreprises devront déclarer le statut de leurs travailleurs handicapés salariés mais également les travailleurs handicapés accueillis dans le cadre d'un stage ou d'une PMSMP (période de mise en situation en milieu professionnel). Pour cela, l'entreprise devra compléter le bloc "Contrat" des salariés en mentionnant la qualité ou non de BOETH du salarié concerné et en précisant la catégorie de BOETH (listées aux articles L.5212-13 du code du travail).
La déclaration des bénéficiaires de l'obligation d'emploi sera réalisée au travers des DSN mensuelles.
En revanche, en ce qui concerne la déclaration relative à l'OETH (contribution, déductions, accords agréés) elle sera annuelle et effectuée sur la DSN de février 2021 (exigible les 5 ou 15 mars) à partir d'une part, des données communiquées par les organismes sociaux, d'autre part, des éléments renseignés par l'employeur tels que le montant de la contribution, le nombre de salariés mis à disposition d'une entreprise de travail temporaire y compris les entreprises adaptées de travail temporaire ou d'un groupement d'employeurs, les montants de sous-traitance auprès des entreprises adaptées (EA), des établissements et services d'aide par le travail (ESAT), des travailleurs indépendants handicapés (TIH) et des entreprises de portage salarial (EPS) lorsque le salarié porté est bénéficiaire de l'obligation d'emploi, les dépenses déductibles, la déduction liée aux ECAP ou encore l'existence d'un accord agréé.
Toutefois, pour la première année de mise en œuvre et afin d’accompagner les entreprises dans leur formalité, un report de la déclaration est prévu au travers de la DSN de mai 2021 exigible au 5 et 15 juin 2021 (Décret n° 2020-1350 du 5 novembre 2020)
Dans les entreprises à établissements multiples, l'obligation d'emploi s'applique au niveau de l'entreprise.
Lorsque l'entreprise comprend plusieurs établissements, la déclaration annuelle et le versement seront effectués par un seul de ses établissements. L'entreprise devra être vigilante à ce que l'établissement en charge de la déclaration annuelle, dispose des informations à renseigner via la DSN (déductions, salariés mis à disposition).
Les informations relatives aux modalités de déclaration de l'obligation d'emploi (des déductions, du paiement ainsi que des régularisations relatives à la contribution annuelle), sont précisées dans la fiche consigne en cliquant sur le lien ci-dessous.
Les travailleurs handicapés ont la liberté de déclarer ou non leur statut de bénéficiaires de l'obligation d'emploi à leur employeur. Si un salarié choisit de déclarer son handicap à son employeur, cette information sera prise en compte par l'employeur au même titre que les autres informations relatives à la situation personnelle du salarié (ex: situation familiale, adresse du domicile...).
Par ailleurs, le gestionnaire de paie, qui déclare l'information en DSN, n'aura pas accès à la nature du handicap de la personne mais uniquement à la catégorie de bénéficiaire de l'obligation d'emploi dont cette personne relève. Le gestionnaire de paie n'aura donc pas accès à des données d'ordre médical.
L'information du statut de la personne bénéficiaire de l'obligation d'emploi, sera adressée aux organismes sociaux dans le cadre de la déclaration relative à l'obligation d'emploi. Ces organismes, ainsi que le déclarant en DSN, sont tenus au secret professionnel.
Le système automatisé de traitement des données tel qu’il est organisé aujourd'hui en DSN permet de filtrer de façon sécurisée les informations à transmettre aux différents organismes concernés par les données sociales ou fiscales.
L’arrêté du 30 novembre 2016 (NOR: ECFS1631117A - JORF n°0288 du 11 décembre 2016) fixe les données de la déclaration sociale nominative adressées aux administrations et organismes compétents, et permet une communication ciblée des dites données.
De plus, le système DSN est totalement conforme au RGPD et a été validé par la CNIL, il présente donc un haut niveau de sécurisation.
Le RGPD (règlement général sur la protection des données) s'impose aux entreprises. Les données à caractère personnel doivent être collectées de façon explicite, justifiée et légitime. Elles doivent être régulièrement mises à jour et utilisées avec l’accord exprès de la personne concernée, qui dispose d’un droit de rectification, de suppression, de limitation d’accès et de notification aux tiers auxquels les données ont été transmises.
Concernés en premier lieu et amenés de fait à communiquer des informations personnelles dans le cadre de leur activité professionnelle, les salariés doivent pouvoir être assurés de la fiabilité des procédures RH et de la responsabilité de leur employeur envers ces données, pour tous les services (référent handicap, gestion administrative, service paie) ayant accès à ces données. Il incombe donc directement aux entreprises de mettre en place des procédures garantes du respect de l’individu et du cadre légal.
A compter du 1er janvier 2020, il faudra procéder au paramétrage du système informatique RH. Cette étape est nécessaire car elle va permettre la déclaration des statuts des bénéficiaires de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés sur les DSN mensuelles à compter de janvier 2020.
Il faudra se rapprocher du service gérant les déclarations sociales ou l'expert comptable de l'entreprise afin de s'assurer de cette mise à jour.
A compter du 1er janvier 2021 (au titre de l'année 2020), le réseau des URSSAF et les caisses de la Mutualité sociale agricole (MSA) seront chargés de traiter les déclarations des entreprises relatives à l'obligation d'emploi et, le cas échéant, de percevoir la contribution due au titre de l'obligation d'emploi.
Tout employeur, quel que soit ses effectifs, déclare chaque mois, via la DSN, tous les salariés, stagiaires et personnes en PMSMP (période de mise en situation en milieu professionnel) bénéficiaires de l'obligation d'emploi mentionnés à l'article L. 5212-13, selon des modalités fixées par décret.
En revanche, l'assujettissement à l'OETH ne s'applique qu'aux employeurs occupant au moins vingt salariés, y compris les établissements publics industriels et commerciaux.
Les employeurs assujettis doivent déclarer annuellement via la DSN leur situation au regard leur obligation d'emploi. Le cas échéant, ils doivent payer une contribution.
Les entreprises mixtes reçoivent de l'un des 2 organismes sociaux l'effectif annuel moyen cumulé. La déclaration et le versement sont effectués auprès de l'organisme social qui a transmis les informations.
Les entreprises dont l'effectif moyen annuel est inférieur à 20 salariés ne sont pas soumises à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés. Cependant, elles doivent déclarer chaque mois via la DSN tous les salariés qu'elles emploient ainsi que les bénéficiaires de l'obligation d'emploi qu'elles accueillent : les stagiaires et les personnes en PMSMP (période de mise en situation en milieu professionnel) bénéficiaires de l'obligation d'emploi mentionnés à l'article L. 5212-13. Ces données permettront de connaître l’emploi des travailleurs handicapés dans les TPE et d’accompagner ces dernières par une offre de services adaptée.
Il n’y aura aucune sanction pour non-déclaration du statut de travailleur handicapé d’un salarié. En effet, les entreprises de moins de 20 salariés ne sont pas soumises à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés.
Toutefois, les entreprises de moins de 20 salariés devront déclarer chaque mois via la DSN tous les salariés, stagiaires et personnes en PMSMP (période de mise en situation en milieu professionnel) bénéficiaires de l'obligation d'emploi mentionnés à l'article L. 5212-13.
Les données déclarées permettront notamment à l’Agefiph de connaître l’emploi des travailleurs handicapés dans les TPE et d’accompagner ces dernières par une offre de services adaptée.